Jak organizować swoje życie, aby czuć satysfakcję. Zrób to po japońsku!

Codziennie w naszym życiu planujemy, podejmujemy decyzje i tworzymy, zupełnie jak w firmie. Chcemy żyć dobrze, więc wciąż staramy się coś udoskonalać. Kreatywność jest tu niezastąpiona, a że nie zna granic, tym razem lecimy do Japonii. Japończycy różnią się od Europejczyków zarówno pod względem społecznym, jak i mentalnym, dlatego tworzą rozwiązania inne niż nasze. Skorzystajmy z ich doświadczeń, by wzbogacić własną innowacyjność.

Fabryka pomysłów           

Nie ma znaczenia, czy ogranicza nas chaos o poranku, czy wieczorne niezorganizowanie. Tutaj przyda się racjonalne zarządzanie, z którego słynie biznesowa Japonia. W latach 40. minionego wieku w koncernie motoryzacyjnym Toyota powstała koncepcja szczupłego zarządzania w systemach produkcyjnych (z ang. lean manufacturing). Słowem kluczowym jest tu japońskie pojęcie „muda” oznaczające marnotrawstwo. W szczupłym zarządzaniu chodzi o to, by w procesie produkcyjnym zminimalizować straty. Muda, czyli marnotrawienie, to podejmowane przez nas działania, które nie mają wartości.

Fabryka strat

Kiedy czujemy, że w naszym życiu coś zgrzyta, daje o sobie znać muda. Emocje to pracownicy liniowi przedsiębiorstwa, którymi zarządzamy. Często, zamiast dla nas pracować, sabotują. Jednak uważnie im się przyglądając, mamy szansę określić własne marnotrawstwo, dzięki czemu wyeliminujemy straty w naszych działaniach.

Tu z pomocą przychodzi idea małych kroków Kaizen. Z japońskiego „kai” to „zmiana”, a „zen” oznacza „na lepsze”. Słowa te zestawione razem oznaczają stałe doskonalenie i wykorzystywanie posiadanych zasobów, zamiast ciągłego pozyskiwania nowych.

Oto, jak marnotrawstwo, czyli muda, przejawia się w naszym życiu. To osiem rodzajów mudy, które pojawiają się w różnych sytuacjach. Iwona Ruść, psycholog i magister zarządzania, przełożyła je na nasze życie.

• Nadprodukcja – to wytwarzanie nadmiaru emocji, np. w sytuacjach konfliktowych, kiedy gromadzone w nas negatywne uczucia z hukiem ujawniają się dopiero podczas wielkiego wybuchu. Wtedy jednak rozmówcy często są już dla siebie chwilowymi wrogami i na przemyślenia jest za późno. Co robić? Zamiast bezgłośnie kolekcjonować emocje, lepiej mówić o nich na bieżąco.
• Zapasy – nagromadzenie niepotrzebnych emocji, gdy czujemy, że coś nas wewnętrznie rozsadza. To długo zbierane emocje, które nie zostały wyrażone, np. złość na znajomego za zniszczenie książki, co wtórnie wywołuje kolejne emocje, np. frustrację przy każdorazowym zerknięciu na półkę z książkami.Co robić? Zamiast generować psychofizyczne napięcie, należy sobie pozwolić na wyrażenie – przynajmniej częściowe – negatywnych emocji. Warto wykorzystać też techniki relaksacyjne i oczywiście dobry na wszystko ruch!
• Błędy i wady jakościowe – to emocje omyłkowe, czyli nieadekwatne do sytuacji. Jeśli umysł odwołuje się do układu racjonalnego, wytwarza emocje adekwatne do sytuacji, jak smutek lub złość. Natomiast w przypadku odwołania się do układu nieracjonalnego powstają emocje nieadekwatne, jak lęk, agresja lub bezsilność. Takie myślenie powodowane jest błędami poznawczymi. Najczęstsze z nich to: myślenie typu „wszystko albo nic”, przenoszenie negatywów na pozytywy, uwypuklanie negatywów i pomniejszanie pozytywów, ocena sytuacji na podstawie nieznaczących faktów. To idealna droga do błędnego wnioskowania. O ile te adekwatne emocje są impulsem do zmiany, o tyle nieadekwatne – przeciwnie – pogłębiają nasze nieracjonalne przekonanie o sytuacji.Co robić? Przede wszystkim nauczyć się dostrzegać takie błędy u samego siebie. Ich zauważenie jest połową sukcesu, bo stwarzamy sobie możliwość ich poprawy i duże szanse na właściwą ocenę sytuacji.
• Oczekiwanie – oznacza to, czego pragniemy, a także to, czego się spodziewamy, co często rodzi dysonans, bo w głowie mamy już gotowy obraz, a rzeczywistość maluje inny. Np. gdy nasz partner nie ma zwyczaju sprzątać w mieszkaniu, a my pragniemy porządku. Spodziewamy się sprzątania po sobie i tego oczekujemy, tymczasem w rzeczywistości dalej mamy bałagan w mieszkaniu. Powstały rozdźwięk powoduje nieprzyjemne emocje: żal, frustrację czy rozczarowanie.Co robić? Warto zamienić oczekiwania na potrzeby: „Chcę, by partner po sobie sprzątał (bo wciąż tego nie robi)” zamienić w: „Potrzebuję porządku w mieszkaniu, a skoro partner tego nie robi, to zatrudnię firmę, która będzie to robić”. To oczywiście spore uproszczenie, które jednak pokazuje pewien mechanizm: oczekiwanie nie zostało zrealizowane, ale została zaspokojona potrzeba, co daje ten sam efekt – czyste mieszkanie.
• Nadmierne przetwarzanie – to efekt ruminacji, czyli przeżuwania, to przesadne analizowanie spraw, na które nie mamy wpływu, jak np. pogoda: „Czy będzie padało? W sumie to słońce przebija się zza chmur. Może wiatr je rozgoni. Chociaż z tamtej strony niebo jest granatowe. Chyba jednak idą w moją stronę. Robi się ciemno…”. W efekcie, zamiast wziąć ze sobą parasol, czujemy irytację i zezłoszczeni zostajemy w domu.Co robić? Wzmóc czujność na taki rodzaj sytuacji, by w momencie ich zaistnienia ugryźć się w język i wychodząc z domu, po prostu wziąć ten parasol.

• Zbędny transport – przenoszenie emocji z jednej sytuacji na drugą, np. gdy pukamy do drzwi znajomych tuż po kłótni z partnerem, pewne jest, że oprócz prezentu urodzinowego wewnątrz siebie przemycamy złość. Przez pryzmat minionej sytuacji błędnie oceniamy nową. Zbadano, że przenosimy tylko negatywne emocje, szczególnie widoczne w układzie praca-dom. Więc gdy w pracy jest źle, w domu też jest źle. Natomiast gdy w pracy jest dobrze, w domu wcale dobrze być nie musi. Niestety. Co robić? Zanim wejdziemy w nową sytuację, warto spróbować się wyciszyć, aby nie przenosić negatywnych emocji z poprzedniej sytuacji (w pracy). Można pójść na spacer, poćwiczyć albo przynajmniej ochłonąć, siedząc przez kilka minut na ławce w parku. Taki trening wychodzenia z negatywnych emocji może być bardzo pomocny.
• Niewykorzystany potencjał pracowników – to niezauważenie siły i znaczenia emocji (naszych pracowników), np. gdy udajemy, że film, na który zostaliśmy zaproszeni do kina, bardzo nam się podobał, choć w rzeczywistości uważamy, że był koszmarnie nudny. Wewnątrz siebie czujemy psychiczny dyskomfort, bagatelizując rolę powstających emocji. Ich tłumienie lub ukrywanie zapędzi nas w ślepą uliczkę, z której prędzej czy później i tak trzeba będzie wyjść, tylko droga wtedy nie będzie już taka prosta.
  Co robić? Być szczerym. To proste i skomplikowane jednocześnie. O ile w sytuacjach błahych można sobie pozwolić na nieszczerość dla „dobra sprawy”, o tyle w tych poważniejszych szczerość się po prostu opłaca. Zwłaszcza jeśli sytuacja może się powtórzyć. Jeśli nie powiemy, że film był nudny, za tydzień prawdopodobnie dostaniemy od tej samej osoby zaproszenie na film dokładnie z tej samej półki…
• Zbędny ruch – nieudolne próby opanowania sytuacji, które pogłębiają niepowodzenie. Np. jeśli zostajemy obrzuceni słowami krytyki, naturalną reakcją człowieka jest atak słowny, który jednak nie przynosi ulgi, lecz wzmaga frustrację.Co robić? Pomocne jest stosowanie wypowiedzi w pierwszej osobie liczby pojedynczej, czyli tzw. komunikat ja, co pozwoli skutecznie ujawnić własne uczucia wobec zaistniałej sytuacji. Gdy ktoś na nas napada, krytykuje nas, zamiast: „To bardzo przykra sytuacja” – używając formy bezosobowej ‒ lepiej powiedzieć: „Jest mi bardzo przykro, gdy tak do mnie mówisz”.