Urlop okolicznościowy 2024 – co musisz o nim wiedzieć?

W życiu każdego człowieka pojawiają się ważne wydarzenia, takie jak narodziny dziecka, zawarcie związku małżeńskiego czy śmierć bliskiej osoby. Często są to momenty niespodziewane. Urlop okolicznościowy został stworzony, aby umożliwić pracownikom bezproblemowe uzyskanie wolnego w pracy. Jakie są zasady przyznawania urlopu okolicznościowego i kto może z niego skorzystać?

Komu przysługuje urlop okolicznościowy?

Zgodnie z § 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy i udzielania zwolnień, płatny urlop okolicznościowy przysługuje każdej osobie zatrudnionej na etat. Pracodawca nie ma prawa odmówić. Na pracowniku spoczywa jedynie obowiązek udowodnienia, że urlop był zasadny. 

Taka forma urlopu należy się każdemu ubezpieczonemu pracownikowi. Można z niego skorzystać tylko wtedy, kiedy zaistnieje uprawniająca do tego sytuacja np. własny lub dziecka ślub, narodziny potomka oraz śmierć: 

• dziecka, 
• matki, 
• ojca, 
• małżonka,
• brata, 
• siostry, 
• dziadka, 
• babci,  
• teściów, 
• osoby pozostającej pod opieką pracownika. 

Urlop okolicznościowy z powodu np. śmierci teściów przysługuje także osobie rozwiedzionej. Jeśli pracownik bierze osobno ślub cywilny i kościelny, urlop okolicznościowy przysługuje tylko na jeden z tych ślubów. 

Ile dni urlopu okolicznościowego z tytułu śmierci matki? 

Urlop okolicznościowy jest udzielany z powodu różnych wydarzeń losowych, jednak jego długość może być różna. Szczegóły w poniższej tabeli.

Kiedy wykorzystać urlop okolicznościowy i czy może on przepaść?  

Urlop okolicznościowy może być wykorzystany w dniu ważnego wydarzenia oraz po nim. Można go również zastosować w innym dniu, pod warunkiem że pracownik udowodni, iż potrzebuje wolnego do załatwienia spraw związanych z danym wydarzeniem. Przykładem jest sytuacja, gdy osoba ubiegająca się o urlop okolicznościowy chce skorzystać z wolnych dni na załatwienie spraw związanych z organizacją pochówku. Podstawą do udzielenia urlopu jest wtedy akt zgonu, który musi zostać ukazany pracodawcy. 

Czy okres takiego urlopu może przepaść? Jeśli wydarzenie losowe, na które pracownik planuje wziąć wolne, wydarzyło się w czasie wakacji, nie może on zastąpić urlopu wypoczynkowego okolicznościowym. To jedyna sytuacja, kiedy urlop okolicznościowy może przepaść.  

Warto jednak pamiętać, że w ramach urlopu pracownik ma możliwość załatwiać sprawy związane z losowym wydarzeniem i nie jest zobligowany do jego wykorzystania np. w dniu pogrzebu kogoś bliskiego. O urlop okolicznościowy może wystąpić po powrocie z okresu wypoczynkowego. 

Urlop okolicznościowy na ślub dziecka lub swój – jakie dokumenty? 

Podstawą do udzielenia urlopu okolicznościowego przez pracodawcę jest dostarczenie wniosku, który powinien zawierać: 

• dane pracownika,  
• powód starania się o urlop okolicznościowy,  
• wymiar urlopu, 
• termin. 

Podanie o urlop okolicznościowy powinno się uzupełnić dokumentem potwierdzającym, że sytuacja losowa miała miejsce. Może to być odpis aktu małżeństwa, skrócony odpis aktu urodzenia czy zgonu. Warto pamiętać, że podczas załatwiania formalności związanych z tymi wydarzeniami, stosowne urzędy wręczają rodzinie po kilka kopii tych dokumentów właśnie po to, by można było przedstawić je pracodawcy. 

Pracownik ma obowiązek z wyprzedzeniem powiadomić pracodawcę o zamiarze skorzystania z urlopu okolicznościowego. Jeśli sytuacja jest nagła – wtedy należy najpóźniej w dniu nieobecności poinformować przełożonego. Dokumenty uprawniające do urlopu okolicznościowego można dostarczyć już po fakcie. W przypadku opieki na dziecko do 14. roku życia dokumentacja nie jest konieczna.

Czy urlop okolicznościowy jest płatny? 

Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy oblicza się tak samo, jak za urlop wypoczynkowy. Jeśli pensja pracownika jest stała, wypłata za dany miesiąc, w którym został wykorzystany urlop, nie powinna być niższa niż zwykle. Składniki zamienne wynagrodzenia są uwzględniane z miesiąca, w którym urlop został przyznany i wykorzystany. W sytuacji, gdy nagłe wydarzenie wystąpi w trakcie urlopu wypoczynkowego – podwładny nie otrzyma z tego tytułu dodatkowego wynagrodzenia.

Urlop okolicznościowy w przypadku niezrealizowanego wydarzenia

Wydarzenie, które się nie odbyło – jest wyjątkową i rzadką sytuacją. Istnieją jednak pewne okoliczności np. przerwany ślub. W takim wyjątkowym kontekście, jeżeli pracownik skorzystał już z urlopu okolicznościowego z powodu tego wydarzenia, jego nieobecność będzie usprawiedliwiona, jednak zostanie zaliczona do limitu urlopu wypoczynkowego przysługującego mu w danym roku kalendarzowym. 

Bibliografia: 

1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632). 
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
3. https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00135 [21.03.2024]