Postaw na checklistę! Wyjaśniamy, dlaczego jest skuteczna

Robisz sobie listę zadań do wykonania? Czujesz satysfakcję, gdy odhaczasz na niej kolejne zrealizowane punkty? Psychologowie przekonują, że checklista nie jest nudną procedurą, a lista kontrolna może się przydać w zaskakujących sytuacjach.

Na czym polega siła tkwiąca w checkliście?

‒ To jest recepta na bardzo ludzkie słabości takie jak problemy z pamięcią, kłopoty ze starannością czy skupieniem uwagi. W natłoku zdarzeń mogą się one przytrafić każdemu ‒ mówi psycholog Dariusz Pacyna. ‒ Mówiąc jeszcze inaczej: uporządkowanie spraw na liście kontrolnej daje nam większe szanse, że poradzimy sobie ze złożonością życia ‒ dodaje.

„Dużo dzieje się w moim życiu!” ‒ często słyszymy (i sami wypowiadamy!) takie zdanie. W tych kilku słowach zawiera się w dużej mierze złożoność współczesności. Można się jej jednak przyjrzeć bardziej uważnie! Zrobili to dwaj profesorowie ‒ Brenda Zimmerman z Uniwersytetu York i Sholom Glouberman z Uniwersytetu w Toronto. Wprowadzili oni rozróżnienie na trzy typy problemów, z jakimi mamy w życiu do czynienia: proste, skomplikowane i złożone.

Najwięcej masz prostych problemów

Problem prosty zdaniem badaczy przypomina pieczenie ciasta zgodnie z przepisem. Gdy wykonamy kolejne czynności zgodnie z instrukcją ‒ w tym wypadku z przepisem kulinarnym ‒ prawdopodobieństwo powodzenia jest generalnie bardzo wysokie. Problemy skomplikowane porównywali oni do wysyłania rakiety na Księżyc. Czasami taki problem da się zredukować do ciągu problemów prostych, do których przypisany jest mniejszy lub większy zestaw wskazówek poradzenia sobie z nim, nie istnieje jednak na to jedna prosta recepta. Gdy już wiemy, jak wysłać na Księżyc jedną rakietę, można próbować powtórzyć ten proces z innymi pojazdami. Ale każdy kosmiczny pojazd jest inny i mechanizmy nie zawsze (a w praktyce rzadko) dają się przełożyć z jednego na drugi.

Tego typu problemy porównywane bywają też z wychowywaniem dziecka. Każde dziecko jest inne, każde może wymagać innego podejścia. I nawet gdy ktoś wychował kilkoro dzieci, ciągle może być zaskoczony nowymi wyzwaniami, jakie przynosi dzieciństwo następnego. I teraz zagadka: kiedy warto sięgnąć po checklistę? Oczywiście gdy problemy należą do – zgodnie z tą kategoryzacją – kategorii prostych!

Diebeł tkwi w szczegółach

Skoro życie składa się z tak wielu prostych (co nie oznacza niestety: łatwych!) problemów, jedną ze strategii poradzenia sobie z nimi jest postępowanie zgodnie z dającymi się przewidzieć zaleceniami, jak należy działać. Inżynierowie nazywają to „wymuszaniem poprawnego działania”.

‒ Nie chodzi o nic innego jak wykonywanie określonych procedur wypisanych kolejno, punkt po punkcie ‒ mówi Dariusz Pacyna. ‒ Bo wiele dużych porażek wynika z tego, że ktoś popełnił bardzo prosty błąd ‒ dodaje psycholog. Wszystko to zgodnie z popularną zasadą, że diabeł tkwi w szczegółach!

Potęga checklisty

Atul Gawande, jeden z najbardziej wpływowych ludzi świata według „Time’a”, autor książki „Potęga checklisty”, podaje wiele przykładów błędów, których można byłoby uniknąć, gdyby ktoś zadbał o checklistę i sprawdził, czy to, co na niej jest, zostało spełnione. Takie sytuacje można mnożyć! Lekarze w jednym z amerykańskich szpitali zastanawiali się nad tym, dlaczego u leżącego na stole operacyjnym pacjenta nagle zatrzymało się krążenie. Okazało się, że przyczyna znajduje się… na liście dziesięciu najczęściej spotykanych przyczyn zatrzymania krążenia ‒ było to przedawkowanie potasu. Lista kontrolna zawierająca takie przyczyny zmniejszyłaby ryzyko popełnienia błędu.

Podobnie ma się sytuacja z prawnikami, którzy często nie wykorzystują wszystkich możliwości obrony swoich klientów, bo… możliwości ‒ często bardzo drobnych ‒ jest tak wiele, że o niektórych łatwo zapomnieć! Z drugiej strony trzeba pamiętać, że operacje medyczne czy postępowania sądowe to sprawy tak złożone pod względem procedur, że przygotowanie list kontrolnych na każdą ewentualność nie miałoby sensu.

Oczywiście checklista nie działa idealnie w każdej sytuacji. Warto o niej jednak pamiętać, choćby po to, żeby łatwiej uporządkować swoje sprawy i uprościć je. Bo gdy mamy przed sobą listę kontrolną ‒ nawet składającą się z wielu punktów i podpunktów ‒ to zaczynamy mieć poczucie, że panujemy nad sytuacją. A to poczucie jest bardzo krzepiące!