Koncentracja w pracy – 10 rzeczy, które nas skutecznie rozpraszają

Problemy z koncentracją w pracy to coś, czego doświadczyło wiele osób, wykonujących swoje obowiązki z domu – siedzisz przed komputerem, skupiasz się na zadaniu, aż nagle… pojawia się to COŚ. To coś, co odciąga twoją uwagę. I to skutecznie! Rozpracowujemy listę potencjalnych zagrożeń – „przeszkadzaczy” czyhających na twoją koncentrację.

Koncentrację można wyćwiczyć

Czym jest koncentracja?

– To zdolność do skupienia zarówno energii, jak i uwagi na czynnościach, które prowadzą do zakończenia jakiegoś zadania: obojętnie, czy chodzi o przygotowanie raportu w Excelu, bezpieczne dojechanie samochodem do domu, czy zrobienie kanapek na śniadanie – mówi psycholog Tomasz Wojtoń.

Pierwsza dobra informacja jest taka, że koncentrację można wytrenować.

– Mnisi tybetańscy ćwiczą ją od pierwszych lat życia. Dzięki temu jako dorośli są w stanie medytować całymi dniami – dodaje psycholog. Można ją też wzmocnić, uświadamiając sobie, co tak naprawdę jej zagraża. A jest to wiele, jak nazywają je psychologowie, dystraktorów, czyli czynników rozpraszających uwagę.

Co nas rozprasza w czasie pracy?

Przyszedł e-mail

W telefonie lub komputerze brzmi znajomy dźwięk. „Gratulacje, dostałeś właśnie e-mail”. Przed twoimi oczami pojawia się migająca koperta. I jak tu nie kliknąć? Jak powstrzymać chęć sprawdzenia, czy to coś ciekawego? A może to coś ważnego? Może warto zerknąć, nawet jeśli to skrzynka prywatna, a ty pracujesz właśnie nad służbowym zadaniem?

Mechanizm jest tu prosty: zaglądasz do e-maila, czytasz go, zaczynasz myśleć o tym, czego się dowiedziałeś, na szybko to wszystko analizować, wreszcie zastanawiać się, czy odpowiadać czy nie, a potem… zastanawiasz się, w którym momencie przerwałeś to, co robiłeś wcześniej. Uważaj na to. E-maile to fantastyczny wynalazek, ale pamiętaj o priorytetach.

Portale społecznościowe

Kuszą podobnie jak e-maile. A może jeszcze bardziej? Tam też ktoś może do nas napisać, ale prawdopodobieństwo natknięcia się na przyjemny bodziec jest dużo większe. Może znajdziemy też nowy film, zabawne zdjęcie, śmieszny rysunek… „Wejdę tam na chwilę, przecież zasłużyłem na trochę odpoczynku” – myślisz sobie.

– Pewnie tak, zasłużyłeś. Ale na pewno nie służy ci wyrwanie twojej uwagi z tego, co robisz teraz – przekonuje Tomasz Wojtoń.

Oto dwa argumenty przeciwko przeczesywaniu portali społecznościowych, gdy robimy coś ważnego. Po pierwsze, zadanie w pracy jest zwykle nastawione na precyzyjnie określony efekt. Skończę raport, wyślę informację, przeliczę dane. A surfowanie w sieci, gdy niczego konkretnego w niej nie szukamy – nie. Zmieniamy więc nagle tryb naszego funkcjonowania. Drugi argument to rozczarowanie, które towarzyszy przeglądaniu portali.

– W większości przypadków media społecznościowe odciągają nas od zadania, ale nie dają nam w zamian nic ciekawego. „Ten mem jest słaby, ten rysunek już widziałam, ona znowu fotografuje swój obiad…”. Klikając słowo „Wyloguj”, czujemy się rozczarowani, a to nie motywuje nas do dalszej pracy – mówi Wojtoń.

Planowanie

Znasz to: masz właśnie wstukać równanie w odpowiednią tabelkę w Excelu, ale zaczynasz myśleć o tym, co założysz jutro rano. I co zjesz na obiad. I gdzie w tym roku wybierzesz się na wakacje. „Słyszałam wiele razy, że plan to podstawa wszystkiego” – tłumaczysz się. Faktycznie, dobry plan jest bezcenny. Ale są odpowiednie momenty na planowanie. I jest to zwykle ten moment, gdy możemy odetchnąć, zdystansować się, odpocząć.

– W chwili gdy robimy coś ważnego zawodowo, najlepiej funkcjonujemy, działając w trybie „tu i teraz”. Skupiamy się na chwili obecnej. Ciałem, energią i myślami jesteśmy tylko tutaj, przy naszym aktualnym zadaniu. Wtedy szanse na skuteczność są największe – mówi psycholog.

Znasz powiedzenie o tym, że są tylko dwa dni, kiedy nie możesz nic osiągnąć? Te dni to wczoraj i jutro. Wykorzystaj to i przypominaj sobie, gdy nagle w czasie ważnej rozmowy lub pracy nachodzi cię ochota, żeby coś zaplanować.

Nieodpowiednia dieta

Niby każdy o tym wie, prawda? Jakie mikroelementy i składniki diety szczególnie dobrze wpływają na koncentrację? Po pierwsze, miedź. To dzięki niej nasz mózg pracuje lepiej i jest w stanie zapisać w pamięci więcej informacji. Niedobory miedzi można poznać właśnie po kłopotach z koncentracją. Gdzie znaleźć miedź? W orzechach, roślinach strączkowych, pełnoziarnistych produktach zbożowych i awokado. Podobnie jak miedź działa też lecytyna, a dokładnie zawarte w niej cholina i inozytol. Na koncentrację pozytywnie wpływa też witamina B12. Można ją znaleźć głównie w mięsie, rybach (zwłaszcza w szczupaku, pstrągu i śledziach), mleku oraz serach.

Muzyka

Zdarza ci się słuchać muzyki w czasie pracy? Zauważyłaś, co się z tobą dzieje, gdy pojawia się utwór, przy którym bawiłaś się w sylwestrową noc dwa lata temu? Albo ten, który non stop był grany w czasie ostatnich wakacji? Zaczynasz go słuchać, a w twojej głowie powstają obrazy: parkiet i zabawa w sylwestrową noc. Albo lipcowe spacery brzegiem morza. Wracają wspomnienia, znów włącza się bujanie w obłokach, a koncentracja… też wybiega na parkiet lub na plażę.

– Nasz organizm ma naturalną skłonność do wybierania z bogatej oferty tego, co go otacza, takiego elementu, który jest dla niego najmilszy. Sama muzyka zwykle jest przyjemna, więc automatycznie przyciąga naszą uwagę, wygrywając z innymi rzeczami – mówi Tomasz Wojtoń.

Z piosenkami może być jeszcze jeden problem: koncentrujemy się na ich słowach, próbując je sobie przypomnieć lub dośpiewać, zapominając o tym, co dzieje się dookoła nas.

Kilka rzeczy naraz

„Mam podzielną uwagę” – lubimy przekonywać siebie i innych. W domu mamy włączony telewizor, rozmawiamy jednocześnie przez telefon, przygotowujemy sobie kolację i zerkamy jeszcze na ekran komputera, żeby sprawdzić prognozę pogody na następny dzień. Podobnie bywa wtedy, gdy tylko siedzimy przed komputerem. I mamy otwartych kilka programów. A w przeglądarce internetowej kilka lub kilkanaście zakładek. I z pewnością w głosie stwierdzamy, że przecież ogarniamy wszystko.

Bujanie w obłokach

W tym przypadku znów odrywasz się od tu i teraz. Bo przecież przyjemnie jest pomarzyć. Pofantazjować. Pomyśleć, jak byłoby fajnie, gdyby wydarzyło się kilka rzeczy.

– Bujanie w obłokach może sprawić, że poczujemy się lepiej. Efekt dodatkowy jest niestety taki, że zaczynamy funkcjonować w nowej rzeczywistości, w naszych często oderwanych od prawdziwego życia myślach. Z niej trudno jest wrócić do tego, co tak naprawdę mamy do zrobienia – przekonuje Tomasz Wojtoń.

„Tyle mam do zrobienia”

Wykonując jakiekolwiek ważne zadanie, zdarza nam się myśleć nie tylko o nim, ale też o całej liście rzeczy, na której zadanie to zajmuje tylko jedno z miejsc. Czyli: wykonujemy X, a myślimy tak naprawdę o X, Y, Z i jeszcze kilku innych sprawach, którymi będziemy musieli się zająć. Rada jest jedna: pogódźmy się z tym, że zawsze będzie coś do zrobienia. I nierealna jest sytuacja, że absolutnie wszystko będzie wykonane i gotowe, a my położymy się w poczuciu dobrze wykonanych obowiązków i spokojnie poczekamy, aż pojawi się coś nowego.

– Warto mieć z tyłu głowy, że to, co robimy teraz, to niejedyna sprawa, ale zwykle myślenie o jutrzejszej wizycie u dentysty lub o prezentacji, którą musimy przygotować na kolejny czwartek, w sytuacji, gdy jest poniedziałek i mamy odezwać się na zebraniu, to nie jest najlepszy pomysł. Teraz jest zebranie i na dentystę, prezentację i inne sprawy nadejdzie odpowiedni moment – zwraca uwagę psycholog.

Podobnie bywa w domu: zmywarka pozmywała? Czas wyjąć naczynia, a potem zabrać się do odkurzania. Żeby odhaczać kolejne elementy z listy z planami.

Cieknący kran lub hałas za oknem

Chodzi o drobną rzecz. Żarówka pali się za mocno. Trzeba ją wymienić. Z kranu w kuchni powoli sączy się woda. Obrazek krzywo wisi na ścianie. W rogu biurka piętrzy się zbyt dużo teczek i segregatorów. Patrzymy na nie po raz trzeci, czwarty, piąty i… w końcu nie potrafimy skupić się już na niczym innym! Może rozwiązaniem będzie po prostu wstać i uporządkować odpowiednio teczki? Albo wynająć hydraulika, który naprawi cieknący kran, skoro my nie jesteśmy pewni, czy potrafimy?

Drobne rzeczy – usterki, bałagan, hałas – które stosunkowo łatwo można zmienić, poprawić lub zlikwidować, skutecznie odrywają naszą uwagę.

Zapominanie o celu

Zauważ, jak wiele rzeczy robisz mechanicznie. Przygotowujesz kolejne raporty i wysyłasz oferty, zapominając o tym, jak bardzo chciałaś/łeś pracować w ten sposób i jak długo przygotowywałaś/łeś się, żeby móc powalczyć o to zajęcie. I jak ważny jest to raport, żeby firma się mogła dobrze zaprezentować, a ty porozmawiać o awansie. Albo podwyżce. To są konkretne, bardzo mierzalne cele. Które mają swój sens. I o których często w natłoku spraw zwyczajnie zapominamy.

Jak się skupić na pracy?

– Polecam sprawdzanie skrzynki e-mailowej trzy lub cztery razy dziennie – mówi Tomasz Wojtoń. – W 99 procentach przypadków nadchodzący e-mail nie jest bardzo pilny i jeśli przeczytamy go za kilka godzin lub nawet dopiero jutro rano, świat się nie zawali – dodaje.

E-mail służbowy? Jeśli nie towarzyszy mu ponaglający telefon, zwykle nic się nie stanie, jeśli zajrzymy do niego za kilkanaście minut. W czasie przerwy od aktualnego zadania. Albo gdy dojedziemy do celu naszej podróży. Bo o ile e-maile, do których zaglądamy co chwila w pracy, są groźne dla realizacji naszych planów zawodowych, o tyle te, które czytamy, siedząc za kierownicą, między zmienianiem biegów (a to coraz popularniejsze zjawisko), zaczynają być śmiertelnie niebezpieczne dla nas.

Załóżmy, że piszemy skomplikowany raport. Na jutro.

– Gdy naprawdę chcemy skupić się na tym zadaniu, umówmy się sami ze sobą, że na godzinę pracy będziemy mieć pięć minut przerwy. I tylko w czasie tych pięciu minut zaglądajmy do prywatnych e-maili czy na portale społecznościowe – radzi psycholog Izabela Jąderek.

Pamiętaj o zasadzie: im bardziej jesteś online, tym bardziej jesteś rozproszony.

– Prawda jest taka, że w jednym momencie możemy oddać większą część uwagi tylko jednemu bodźcowi. Zawsze któryś wygrywa. Zawsze któraś zakładka internetowa będzie na pierwszym miejscu. Nie unikniemy wyboru: koncentracja na prognozie pogody czy na rozmowie przez telefon. Będzie nam łatwiej, gdy zmniejszymy konkurencję wśród atakujących nas bodźców – przekonuje psycholog.

Bujanie w obłokach to często ucieczka od działania. Wolimy zanurzać się we własnych myślach, zamiast podejść do kogoś, kto nam się podoba, i zaprosić go na kawę lub zapukać do szefa i powiedzieć mu wprost, co utrudnia nam pracę. To drugie, czyli konkretne działanie, wymaga dużo więcej koncentracji. Receptą na ten problem może być po prostu działanie.

Tony Schwartz, autor bestsellerowych książek o zarządzaniu energią, przekonuje, że w natłoku spraw i bodźców (czyli często przeszkadzających dystraktorów) mamy tendencję do zapominania o przerwach. Wydaje nam się, że gdy będziemy załatwiać kolejne sprawy non stop, będziemy skuteczniejsi. Tymczasem tak nie jest. Schwartz na 15 minut wydajnej pracy intelektualnej zaleca 10 minut przerwy. Warto spróbować.

Masz problem z tym, że zapominasz o celu? Psychologowie radzą, żeby na chwilę zabawić się w sportowca, który wychodząc na boisko, musi mocno się skupić, żeby osiągnąć jak najlepszy wynik. Wyobraź sobie piłkarza, który musi wykonać rzut karny w decydującym momencie meczu. Musi na krótką chwilę maksymalnie skoncentrować swoje myśli i skupić uwagę. Powiedzieć sobie: strzel mocno, zaskocz przeciwnika, jesteś mocny, potrafisz to zrobić.

Na pewno jest im łatwiej, bo znają swój cel.