5 porad, dzięki którym będziesz zarządzać swoim czasem jak mistrz

Na ten temat powstały już setki poradników. Jest jednak duża szansa, że tych wskazówek jeszcze nie znasz. Warto poświęcić im niewielki wycinek twojego czasu. Potem otrzymasz go z powrotem, i to z nawiązką!

„Gdyby dzień miał 48 godzin…” – od takiego życzenia zaczyna się wiele instrukcji efektywnego zarządzania czasem. Umówmy się co do jednego: doba nie będzie miała 48 godzin. Nie będzie ich miała nawet 30. Ale jest też dobra informacja: z 24 godzinami każdego dnia możesz zrobić dokładnie to, na co masz ochotę. I żeby nie tracić czasu, przejdźmy do rzeczy!

Złodziej czasu = 20 pompek

Co zwykle najbardziej nam przeszkadza w dobrej organizacji? Wiele osób odpowie: czyhający niemal wszędzie złodzieje czasu. Facebook. Prywatna poczta e-mailowa. Plotki ze znajomymi. A wcześniej przejrzenie plotkarskiego portalu. Co jeszcze? Ulubiona piosenka, która akurat leci w radiu i przy której tak fajnie myśli się o niebieskich migdałach. I którą po kilku kliknięciach można znaleźć w internecie… Lista złodziei czasu, w tym podstępnych złodziejaszków, jest długa.

Co z tym zrobić? Nieustanne sprawdzanie prywatnej poczty odrywa cię od tego, na czym powinieneś się skupić? Zrób 15 przysiadów, gdy tylko zaczniesz przeglądać e-korespondencję. Albo 20 pompek. Ewentualnie 30 brzuszków. Korzyści są dwie ‒ po pierwsze, po kilku takich sportowych sesjach pojawi się odruch warunkowy. W końcu sam zaczniesz się kontrolować, zanim kusząca myśl o Facebooku, internetowym czacie czy muzyce z sieci pojawi się w twojej głowie. Po drugie, poprawi się forma przed kolejną wizytą na siłowni!

Bądź gotowy przed czasem

Brzmi zaskakująco? Zastanawiasz się, czy to jednak nie przesada? „Przecież mam zrobić X na 15, to po co wcześniej?” – możesz zapytać. A jednak! Znasz osoby, które celowo ustawiają swoje zegarki na „kwadrans do przodu”, bo to ułatwia im organizację dnia? W porannym pośpiechu są przekonani, że dochodzi już siódma, aż odkrywają, że do siódmej jeszcze 15 minut. Nagle robi się przyjemnie i krzepiąco. „Jednak nie jestem spóźniony? Jak to dobrze!” – taka myśl pojawia się w ich głowach. Masz ważne spotkanie w samo południe? Zrób wszystko, żeby być na miejscu kilkanaście minut wcześniej. Rozejrzyj się po okolicy, uporządkuj myśli, przypomnij sobie, co chcesz powiedzieć.

Jeżeli coś mamy wysłać do 15, warto zrobić wszystko, żeby udało się to wykonać pół godziny wcześniej. Można pójść o krok dalej, zapomnieć o umówionej 15 i spróbować wdrukować sobie w głowę nową godzinę ‒ 14.30. Sukces w postaci zyskanych w ten sposób minut może zadziałać bardziej dopingująco niż kubek kawy. Można pójść za ciosem i wykonać szybko kolejne zadanie. Dodatkowy kwadrans czy pół godziny mogą być jak głęboki wdech powietrza przed głośnym odezwaniem się do kogoś. Dadzą komfort i uporządkują przedpole przed dalszym działaniem.

Pamiętaj o kolarzach – działaj etapami

Wyobraź sobie kolarzy stojących na starcie dużego wyścigu. Takiego jak Tour de France albo Tour de Pologne. Każdy z nich, stojąc na linii startu, ma jedno marzenie: wygrać. Ale żeby wygrać cały wyścig, trzeba najpierw mieć jak najlepszy wynik na pierwszym etapie. Potem jak najlepiej jechać na kilku etapach górskich, potem na etapach płaskich. Jeden etap następuje po drugim. Podobnie jest w naszym życiu. „Napiszę doktorat!” – przychodzi nam do głowy. To duże wyzwanie – nie ulega wątpliwości. Jak się do tego zabrać? Zacznijmy od pomysłu na tytuł całości.

Potem wymyślmy tytuł pierwszego rozdziału. Następnie napiszmy jeden podrozdział. Dosłownie jeden. I zaplanujmy sobie regularne dopisywanie kolejnej części. Krok za krokiem, etap za etapem. Są tacy, którzy mówią, że nawet podróż tysiąca mil rozpoczyna się od pierwszego kroku, i to on jest najtrudniejszy. Doradcy od zarządzania czasem powiedzą raczej, że najtrudniejsze i najważniejsze jest zaplanowanie sobie wielu tysięcy kroków, które mamy do wykonania w tej podróży. I podzielenie ich na etapy.

Daj sobie nagrodę za szybkość

Słyszałeś o tak zwanej regule Parkinsona? Krótko mówiąc: polega ona na tym, że robienie czegoś trwa zwykle tyle, ile założymy, że potrwa. A to sprawia, że niestety mamy często tendencję do przedłużania naszego działania. Przykład? Rezerwujemy na zakupy dwie godziny. I mimo że już w pierwszym sklepie zauważyliśmy coś, co nam się bardzo podoba, wchodzimy do kolejnych tak długo, aż wypełnimy cały zaplanowany czas. Spodziewamy się, że spotkanie służbowe, które organizujemy, potrwa 45 minut. I mimo że wszystkie informacje można byłoby przekazać w czasie zebrania trwającego maksymalnie kwadrans (a może nawet wysłać w e-mailu lub powiedzieć w czasie rozmowy telefonicznej), to przeciągamy spotkanie tak, żeby zamknęło się w założonym czasie.

Po co? Najczęściej po to, żeby we własnych oczach uchodzić za mistrzów organizacji, których plany sprawdzają się w stu procentach. Celebrowanie tego, co robimy, staje się ważniejsze od szybkości działania. Wiele osób, idąc na siłownię, stawia sobie cel, który brzmi na przykład: „Dziś spalę 300 kalorii”, i rezerwuje sobie na trening godzinę. A potem? Snują się po klubie, zagadują trenerów, znajomych i recepcjonistki siłowni, bawią się telefonem komórkowym i… w końcu realizują swój cel na moment przed upływem założonego czasu. Można trochę inaczej!

– Czyli spalić 300 kalorii w ciągu pierwszych 25 minut treningu. I dopiero potem robić to, na co mamy ochotę w ramach nagrody za szybkość, która będzie przyjemnym bodźcem. Warto powiedzieć sobie wtedy zdanie: „To naprawdę może pójść tak szybko!” – przekonuje psycholog Edyta Jakubasz. – Dla osoby z zewnątrz po prostu zrealizowaliśmy zadanie. Dla nas: dokonaliśmy czegoś szybko i sprawnie, pokonując wiele ograniczeń. Tym bardziej zasługujemy na nagrodę – dodaje psycholog.

Żyj chwilą, naprawdę!

Wydaje nam się często, że zarządzanie czasem wymaga szczegółowego planowania. Siedzenia wieczorami nad czystą kartką i rozpisywania, co następnego dnia będziemy robić godzina po godzinie.

– To też ważna część, ale istotniejsze wydaje się skupienie na tym, co robimy w danej chwili. Żebyśmy kładąc się spać, raczej cieszyli się odpoczynkiem, a nie rozmyślali o tym, co wydarzy się jutro w pracy. Żebyśmy byli zanurzeni w to, co się dzieje tu, gdzie jesteśmy – mówi Edyta Jakubasz. – Wtedy łatwiej będzie nam zachowywać się asertywnie i rozważnie.

Na naszej drodze codziennie spotykamy wielu ludzkich „złodziei czasu”, czyli osoby, które proszą nas o, nie zawsze uzasadnioną, pomoc i nadużywają naszej uprzejmości. Gdy podejmujemy decyzję, czy im pomożemy, musimy pamiętać, że nasz czas ostatecznie zawsze należy do nas i warto dysponować nim z rozwagą. Tak jak z rozwagą, i pewnie często asertywnie, odpowiadalibyśmy osobie, która przyszłaby do nas z prośbą o pieniądze – porównuje psycholog. Prezydent Stanów Zjednoczonych Dwight Eisenhower powiedział kiedyś: „Rzeczy ważne rzadko są pilne, a rzeczy pilne rzadko są ważne”. Nic dodać, nic ująć.